O Facility Management – FM tem a sua ação centrada na gestão de edifícios e na sua condução e exploração para assegurar as actividades de negócio das Organizações em condições funcionais e económicas sustentáveis, surgindo assim como uma disciplina importantíssima no âmbito da gestão empresarial e uma área estratégica no seio das Organizações.
É reconhecido que os recursos físicos representam a segunda maior fatia de custos operacionais das empresas (ou terceiro se a fatia do IT for considerada custo de suporte), a seguir à massa salarial, mas grande parte das Organizações não tem consciência dos valores totais envolvidos nem se compararam com outras estruturas congéneres para avaliar se são mais ou menos eficientes. Não era, por isso, muito comum ouvir falar na produtividade e na competitividade do negócio das Organizações quando se estão a gerir as instalações, os espaços e ambientes de trabalho, mas é disso que o FM trata hoje em dia. Também por esta razão, o FM deve afectar recursos para a sua gestão profissional, quer sejam internos à Organização, quer sejam em Outsourcing. Sendo esta prática de contratação de serviços de forma externalizada já muito comum a nível europeu e também no nosso país verifica-se por outro lado um grande défice na gestão desses contratos. Tal acontece não só pela falta de métricas para avaliação do desempenho dos serviços, como da contratação com base na quantidade de recursos e não por objetivos, impedindo que as entidades contratadas, especializadas em determinados serviços, possuam margem de manobra para participar na definição de como os serviços serão bem executados.
Desta necessidade de eficiência das organizações surge a procura de informação clara e concisa sobre os custos de exploração dos edifícios e a sistematização e divulgação de indicadores de referência da performance das instalações e dos serviços associados. Devemos por isso trabalhar com o binómio Ocupante-Proprietário, que potencia a gestão de edifícios de forma profissionalizada, na procura de resultados operacionais e de poupanças duradouras nos custos de exploração dos imóveis – custos com rendas e serviços associados à ocupação -, e que, em última análise, esse processo possa conduzir a uma relação simbiótica com os prestadores de serviços.
Em termos de contexto na realidade do país, verifica-se que no atual período recessivo que se iniciou em 2009, os empresários procuraram melhorias efetivas e rápidas nos resultados operacionais. Isto levou a que as práticas de contratação fossem normalmente lideradas pelo critério preço e deixaram-se todos os outros fatores de âmbito e qualidade de serviço fossem completamente secundarizados. Isto foi prejudicial tanto para quem presta serviços de Facilities como para o Cliente. Em relação aos prestadores coloca-os a todos no mesmo “cesto”, independentemente da eficiência ou qualidade do serviço entregue, e em particular quando não há indicadores que evidenciem as diferenças de desempenho. Para o Cliente, constata-se a impossibilidade de se definirem parâmetros de controlo dos serviços que querem ver prestados, sem poder bonificar ou penalizar o prestador em função dos desvios face aos níveis de serviço contratualizados.
Ademais, as análises são feitas de forma pontual no momento da compra ou até, na melhor das hipóteses, adstritas ao período do contrato em si, esquecendo-se o impacto nos edifícios bem como nos utilizadores. A deterioração acelerada dos ativos ou a fuga de colaboradores-chave é algo frequente quando o espaço e o conforto e segurança das pessoas não recebem a atenção suficiente e se coloca o foco em aparentes reduções de curto prazo.
De facto, o reconhecimento de que o FM tem grande impacto nos custos, poupanças e benefícios para a Organização, faz com que muitas vezes se olhe para esta área apenas como atividade de redução de custos.
Se é difícil inverter esta procura pelo benefício do curto prazo, em tempos de crise e de baixa confiança dos empresários em relação ao que o futuro pode trazer, é importante que haja neste momento uma mudança de perspetiva e se encare o FM em todo o seu pleno efeito, tanto no curto como no longo prazo, tanto na racionalização de custos como no aumento da produtividade e melhoria da percepção das organizações nos seus contextos.
Em suma, para se conseguir tirar partido das melhores prática do FM é preciso recentrar o foco nos utilizadores e nas organizações ocupantes, obrigando a uma maior atenção aos serviços prestados, de forma a garantir a disponibilidade das instalações e a satisfação dos colaboradores, integrando diversas competências muito específicas. É fundamental também, que as empresas gradualmente prestem mais atenção ao alinhamento dos objetivos de gestão das instalações com a respetiva estratégia de negócio.
Assim o FM irá estar finalmente na ordem do dia e as tendências que se verificam no sector em termos internacionais começam a ser adoptadas também no nosso país: 1) na racionalização de Espaços e melhoria dos Ambientes de Trabalho; 2) no desenvolvimento “end-to-end” dos projectos de construção e de renovação e, por fim, 3) na procura de sustentabilidade económica e ambiental em todo o ciclo-de-vida da gestão dos ativos imobiliários.
Se há realmente uma oportunidade de olharmos para o FM de forma a criar valor para o futuro, esse momento é agora.
Pedro Branco Ló – Presidente APFM
