Sandra Raposo, responsável de Real Estate e FM da Xerox Portugal, liderou webinar FM Tatics promovido pela ABRAFAC do passado dia 27 de setembro, subordinado ao tema ‘A Gestão da Mudança’.
No contexto da sua organização, Sandra Raposo diz-nos que à medida que as organizações se otimizam em termos de espaço (em grande medida pela crescente componente tecnológica dos negócios e de modelos de trabalho mais descentralizados), restava o desafio de ‘o que fazer com o espaço que “sobra”? Receber outras empresas não só rentabiliza o espaço como cria hubs de intercâmbio de experiências e negócios entre os novos ocupantes que podem gerar novas oportunidades. Surgem as questões: vender ou alugar?
A este momento segue-se a reconversão dos espaços e o redimensionamento das áreas disponíveis e a validação de todas as condicionantes e obrigações legais HSST.
Neste contexto de mudança de paradigma, a Xerox Portugal inaugurou um centro de excelência, o GDC – Global Delivery Centre, em 2011 e que está integrado numa rede de centros da Xerox situados em vários locais do mundo. O GDC veio reforçar a capacidade da Xerox na área das operações de contratos globais de Managed Print Services e representará um benefício económico para o país a rondar os 30 milhões de euros num prazo de 10 anos. Começou com cerca de 80 pessoas e, atualmente, emprega cerca de 250.
A passagem do modelo one-tenant para multi-tenant. Esta reconversão dos espaços é então muito desafiante e muito na ordem do dia. Coloca desafios em termos de acessos, segurança, recepção e zonas de passagem; gestão de serviços para os inquilinos (tenants) e avaliação da sua satisfação; cobrança de rendas; Ao nível alocação de custos; etc etc.
Ao nível dos sistemas de segurança foram implementados controlos de acesso (cartões magnéticos e torniquetes, acessos condicionados a espaços físicos, de modo a proteger as pessoas, bens e informação); foi instalado sistema integrado de gestão centralizada, que permite a monitorização e atuação em tempo real, o sistema de cctv com sistema de gestão e gravação digital e, por fim, segurança no edifício, 24h por dia.
A Xerox é certificada pelas NP EN ISO 9001 e NP EN ISO 14001 e, ao abrigo dessas normas, assume o cumprimento da legislação ambiental, dos requisitos corporativos e certificação energética do Edifício.
Atualmente, a Xerox Portugal procede à restruturação e rentabilização dos espaços ocupados, que visa encontrar novos layouts e implementar novas metodologias de trabalho, numa política de clean desk. Para isso, passará por algumas etapas, tais como, remoção dos gabinetes privados ‘office for a day’, criação de pequenas salas para reuniões e conferences calls, salas de reuniões mais funcionar, criar condições para home working e trabalho virtual e ainda implementar os espaços partilhados ‘hot desks’ , coworking.
