A pandemia do COVID-19 alastra-se, sem limites e fronteiras, a nível mundial e, atualmente, vemo-nos num cenário sem controlo promovendo a instabilidade e a incerteza.
Definem-se planos de contingências com medidas restritivas de segurança e, em alguns casos, ajustam-se a realidades de maior exigência, reunindo esforços transversais para que “todos fiquem bem”.
As organizações testam os seus limites da flexibilidade e adaptação a uma nova realidade:
1 – Organizações que têm que manter as suas unidades operacionais – saúde; logística; produção industrial, produção alimentar, entre outras áreas funcionais básicas, têm agora o desafio de manter, essas unidades, isoladas, garantindo que os funcionários realizam o trabalho sem entrar em contato com outras pessoas, reduzindo ao mínimo a exposição externa.
2 – Organizações que já tinham adotado o regime de homeoffice (integrado em estratégias de work-life-balance dos seus colaboradores) e que, neste momento, têm que garantir que todos continuam as suas funções e responsabilidades neste modelo;
3 – Organizações, mais “tradicionais”, ou que pela sua atividade específica, enfrentam este enorme novo desafio – manter as suas equipas/ colaboradores saudáveis e isolados em casa.
Na Newsletter de Dezembro de 2017, Miguel Alves Agostinho fala-nos sobre “A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NOS ESPAÇOS DE TRABALHO” e do seu impacto como melhoria e performance no FM.
Se era um processo a implementar a médio prazo, atualmente, é uma necessidade emergente e que precisa de um planeamento assertivo. Neste momento, o compromisso de inúmeras organizações é garantir o isolamento social, reduzir a propagação do vírus, fechar instalações e implementar um plano de homeoffice.
Embora, estejamos todos hiper-conectados (quer através de redes sociais, quer de plataformas internas de partilha e comunicação) esta mudança tem que garantir a produtividade e bem-estar de todos. Por isso, o driver da ISO 41001: “melhor segurança, saúde, bem-estar e produtividade” é, cada vez mais, uma exigência de sustentabilidade.
Os FMers têm agora a missão de agilizar essa mudança: manter as operações, criar padrões de melhoria processual e preparar o futuro das suas organizações.
Homeoffice – uma realidade forçada?…
A primeira ação estratégica é perceber como está a funcionar, efetivamente, o desafio do homeoffice. Embora, para alguns colaboradores já seja uma prática comum, surge agora o desafio: manter a produtividade com toda a família em casa, com novas rotinas e adaptações à realidade atual. É uma realidade e devemos criar um plano para obter resultados positivos.
Definimos 3 tópicos essenciais:
1 – Bem-estar de todos: o conforto de cada um
É um facto – tudo vai mudar e vamos entender que o essencial é manter o conforto e bem-estar de todos, ajustados a cada realidade.
O “novo espaço”, embora virtual, mantem a colaboração com a nossa equipa/ organização, a partilha de conteúdos/ ideias, a realização do nosso trabalho. Para que tal aconteça, observemos, em primeiro lugar, a ergonomia do posto de trabalho. Muitos colaboradores estão a trabalhar, neste momento, em portáteis o que, de facto, não é uma boa solução a longo prazo. Adquiram um suporte, que permite o uso adequado e garantam que a cadeira é completamente ajustável a cada parte do corpo. Outro fator importante é ter um ambiente produtivo. Se o trabalho exige concentração e foco, o espaço deve estar isolado, evitando distrações e inevitáveis interrupções de tarefas. Tire partido da luz natural, sempre! Neste momento, as exigências de adaptação e o isolamento social são fatores de stress, por isso, o espaço tem que ser agradável.
Outro fator importante é manter as rotinas e pausas. Se anteriormente, a copa era um espaço de colaboração e descontração, agora, teremos que ser criativos! Ir à varanda, fazer uns alongamentos, ou um jogo em família. O que interessa é que defina prioridades de tarefas e tempo para relaxar. Cada um tem que encontrar o seu bem-estar e equilíbrio.
2 – “Á distância de um click”
Integração. Embora o espaço físico/ ambiente de trabalho sejam importantes para o nosso equilíbrio emocional, se não tivermos integrados com todas as ferramentas e processos para que o trabalho aconteça, não resulta.
Garantir essa eficiência e envolvimento de todos são compromissos diários. Acesso à tecnologia básica – telemóvel/ tablet; VPN que garantem uma ligação segura; sistema de partilha de informação eficiente; proteção de dados ativa e conexão rápida, bem como acesso a ferramentas de colaboração e comunicação virtual, torna-se essencial para essa conectividade.
3 – “All together”
“Há milhares de pessoas em teletrabalho para evitar a propagação do Covid-19. À distância, torna-se mais difícil transmitir os valores da empresa e pô-los em prática. Como manter a cultura da empresa?” in, Pessoas, by ECO, 25.03.2020.
Talvez, o desafio mais “impactante” que as organizações vão ter que enfrentar. Diariamente, surgem artigos e notícias sobre a cultura organizacional e trazem “para cima da mesa” a importância do colaborador no crescimento e competitividade das empresas.
Ouvir e dar feedback. Um a Um. Todos os RH/ People Managers sabem que a experiência e conhecimento de cada colaborador contribuem para um bem comum. A par e passo, a diversidade geracional revoluciona diariamente as organizações, por isso a atração e retenção de talentos sejam temas “quentes” na Gestão de Pessoas. Mais do que nunca: comunique e envolva!
E à distância, tudo parece mais difícil. Por isso, acionem planos de comunicação eficientes e criativos para todos! Mensagens corporativas que transmitam confiança, garantindo que, embora em isolamento social, o colaborador faz parte da organização.
A flexibilidade das equipas face às várias solicitações, neste período de crise, é fundamental. Surveys são ótimas ferramentas para ter feedback dos colaboradores. Priorizem e resolvam os problemas.
Life-work balance, também, vai ser postos à prova. Em casa, os horários parecem desequilibrados e misturam-se entre o tempo de trabalho e tempo de lazer. Devem manter as rotinas, agendamentos de reuniões de equipas, e horários de trabalho.
Se promoviam atividades físicas para os colaboradores, continuem com essa oferta. Existem uma série de serviços on-line para colaboradores e famílias.
Relembremos a frase de Simon Sinek: “Customers will never love a company until the employees love it first.“ Organizações “saudáveis” são mais criativas e inovadoras e conseguem vencer mais facilmente períodos de crise.
Aproveitemos, todos, este período, também de aprendizagem, para definir estratégias de inovação e implementar novos modelos de negócio centrados na saúde, segurança e felicidade das pessoas.
Sabemos que #vamostodosficarbem#… Até lá, preparemo-nos!
